Les logiciels de gestion de projet et les outils de collaboration sont partout. Ils sont parfois gratuits, parfois payants et il est difficile de faire son choix tellement l’offre est dense. Ces outils sont de véritables assistants et permettent à la fois d’améliorer la communication entre les différents intervenants, mais aussi le rythme de travail. La grande variété d’options disponibles peut très rapidement être source de noyade pour quiconque s’intéresse au sujet et c’est pour cela que nous allons vous expliquer de quoi se compose un
logiciel de gestion de projet.
Planification et attribution des tâches
La planification est au cœur des outils de gestion de projet comme c’est le cas de
z0gravity.com. Elle permet à la fois d’avoir une vue d’ensemble du déroulement des opérations, mais également une vue plus précise en fonction de ce qui vous intéresse. En fonction des outils, on trouvera par exemple le classique diagramme de Gantt, mais d’autres manières de planifier et de modéliser une planification existent. Un bon logiciel sera un outil dans lequel les tâches seront faciles à créer et clairement définies. L’objectif n’est pas de passer des heures à configurer un projet. De plus, vous devez pouvoir ajouter de nouvelles tâches, les modifier, les supprimer ou les assigner à d’autres collègues en quelques clics seulement. Chacun doit savoir ce qu’il doit faire et pour quand le travail doit être fait. Dans certains outils, l’affectation des tâches se fait directement par les différents intervenants qui ont donc la possibilité de choisir ce qui leur plaît. Les différentes choses à faire sont donc listées par ordre de priorité. Parfois, on peut limiter un nombre de tâches pour un intervenant afin que la répartition puisse se faire de manière équilibrée. Enfin, un bon
outil de gestion de projet intègre un calendrier d’équipe partagé qui assure la transparence et encourage le travail en groupe.
Coopération et communication
La communication est essentielle à la réussite d’un projet et c’est pourquoi les logiciels permettant de gérer des projets disposent souvent de modules facilitant le dialogue entre les différents intervenants. Pour aller plus loin, les échanges doivent pouvoir être centralisés afin d’être consultés si besoin est. On parle très souvent de « knowledge management » pour définir cet aspect. Ce système centralisé d’enregistrement est présent sous la forme d’une base de données. Parfois, cette base de données est rattachée à un wiki. Le wiki a bien des avantages, dont celui d’être très facile à utiliser. Certains systèmes peuvent être connectés à des outils de stockage comme c’est le cas de Google Drive. Afin de naviguer facilement dans ses données, un moteur de recherche est évidemment souvent présent. Cet aspect est essentiel, car la recherche d’une information ne devrait pas prendre de temps. En ce qui concerne le stockage des données, celles-ci sont souvent enregistrées sur les serveurs de l’entreprise dans le cas d’un outil à installer en interne. Pour les services en ligne, la gestion est décentralisée et les données sont stockées parfois sur une multitude de serveurs. Afin de limiter les risques, nous pensons que toutes les informations du projet devraient être stockées en un seul endroit, avec les tâches planifiées et réalisées, les données clients, les ressources utilisées et leurs coûts, et même les factures envoyées.
Gestion du budget et des ressources
Plus le projet est grand et plus il est difficile de gérer les ressources. Certains logiciels de planification de projets offrent des applications spécifiques pour la gestion des ressources. Ces fonctions peuvent vous donner une vue d’ensemble des salles de réunion réservées, des ressources planifiées et utilisées et du coût de l’ensemble. De cette façon, vous éviterez également des dépenses inutiles et des pénuries de ressources. Un suivi du temps dédié à chaque tâche et du temps effectivement utilisé vous permettra de savoir quelles sont les tâches les plus longues à accomplir, ce qui vous aidera à mieux calculer les coûts et les heures investies. Il existe de nombreux outils de base de suivi du temps, mais il est plutôt rare de trouver nativement, dans un
logiciel de gestion de projets, la possibilité d’établir différents taux horaires et d’ajouter automatiquement des heures facturables à vos reçus afin de vous faire épargner beaucoup de travail administratif.
Mesure, analyse et autres modules
Pour réussir la planification de vos projets, vous devez être parfaitement informé de tous les problèmes qui peuvent survenir. Si vous utilisez un outil qui vous fournit des rapports et des statistiques, vous serez en mesure de connaître rapidement les risques de l’entreprise sans avoir à analyser les paramètres manuellement. Les différents outils ne sont pas égaux en ce qui concerne la présence d’analyses. De manière générale, il existe deux grandes catégories de logiciels. D’un côté, il y a ceux qui sont basés sur la mise en place d’une méthodologie particulière. On peut parler de Scrum ou de la méthode Kanban. Ces outils sont modulables, mais les paramétrages possibles sont limités. De l’autre, on trouve des logiciels qu’on appelle progiciel de gestion intégré et qui dispose de multiples fonctionnalités allant au-delà de la simple gestion d’un projet. Ces outils peuvent être modulés afin de répondre aux besoins les plus complexes en matière de gestion, de planification et de communication. C’est en fonction de ses besoins qu’on choisira de s’orienter vers l’une ou l’autre solution, mais aussi en fonction des outils que l’on dispose déjà en interne.
