Depuis quelques années, un tout nouveau concept est apparu dans le monde du numérique. C’est la
signature électronique. En effet, il s’agit d’une digitalisation de l’économie, plus connue comme « Work in progress? ». Toutes les opérations chronophages pour les entreprises sont concernées par cela. Qu’il s’agisse de la signature des documents personnels ou bien professionnels : contrats, devis, etc. Sur ce cas, la pratique de cette signature s’avère être simple et avantageuse. En plus, avec ce nouveau système, l’efficacité opérationnelle en magasin pour la relation client est déjà renforcée. Cependant, certaines personnes ne connaissent pas encore les bienfaits d‘opter pour cette solution. Voici les raisons qui peuvent vous pousser à choisir la signature électronique.
À quoi sert vraiment la signature électronique ?
Avant de comprendre les avantages d’opter pour la signature électronique, il faut connaitre quelle est vraiment son utilité dans le monde professionnel. En effet, cette signature est pratiquement invisible. Elle est constituée par une suite de caractères cryptés. Ces derniers n’apparaissent pas sur le contenu d’un document à signer. Cela dit, ne pensez pas qu’il s’agisse d’un « Scan » d’une signature manuscrite. Avec cette solution, il devient plus simple d’authentifier d’une manière plus fiable l’auteur du fichier. De plus, elle aide à assurer que le contenu d’un document n’a jamais été modifié. Notons que n’importe quel type de document numérique, que cela soit JPEG, doc ou bien XML, peut être signé électroniquement. C’est une grande opportunité pour chaque dirigeant d’une entreprise dans le but de numériser les devis, les contacts ainsi que les bons des commandes. Toutefois, cette solution contribue également à la numérisation des fiches de paie. Ainsi, les responsables RH d’une société gagnent du temps. Avec cette technique, la signature des papiers peut se faire à distance. Même, les employés n’ont plus à se déplacer où que ce soit. Sur le site
startupcrm.fr, vous pouvez connaitre comment fonctionne la signature électronique.
La signature électrique peut être considérée comme une fiche d’identité numérique d’un individu. En effet, elle renferme toutes les informations personnelles et confidentielles sur son propriétaire. Mais, personne ne peut voir cela à l’œil nu. C’est pourquoi son intégration se répand désormais dans le monde entier. Elle rend chaque document digital fiable.
La signature électronique a la même valeur que la signature manuscrite.
En France, la signature électronique est considérée comme plus fiable, pourtant, elle dispose de la même valeur juridique que la signature manuscrite. Selon la loi, il y a quelques années, ce nouveau concept est défini comme plus rassurant pour l’identification. Sachez qu’un document signé d’une manière électronique peut être dans ce cas recevable comme preuve de justice dans le cas d’un litige. Si vous avez envie d’identifier formellement le signataire d’un contrat et prouver qu’il y a bien un lien avec ce qui a été dit dans le contrat. Ainsi, dans le but de faire valoir le droit, il faut remettre le document dans une clé USB à un tribunal. Notons que ce cas est juste valable lorsqu’il s’agit d’une signature électronique « avancée ». Cela dit, elle est délivrée par un prestataire de service connu dans le domaine. Si vous avez opté pour une signature électronique « simple », il est plus judicieux que l’organisme qui vous a fourni le
logiciel de signature électronique prouve la fiabilité du document en question.
Pour la facilité de l’accompagnement client
En utilisant un outil de gestion moderne avec des paramètres avancés, chaque organisme peut proposer un accompagnement à la vente. Et cela, à n’importe quel moment. Encore mieux, si les fonctionnalités incluent la signature électronique, le dispositif sera particulièrement intuitif. Ainsi, les usagers des outils de la caisse n’auront aucune difficulté à exercer leur tâche. Sur ce cas, les vendeurs facilitent aussi le travail des clients en les proposant la signature numérique. En même temps, avec le taux de la signature comptée, ils peuvent faire une analyse sur leurs services et y faire les améliorations nécessaires.
Avec ce
logiciel de gestion, tout devient plus simple à manier. Que cela soit pour la gestion d’un point de vente ou autre. Le plus souvent, le dispositif contient un scanner ainsi qu’une petite tablette tactile. Ce qui permet de soulager les responsables des documents et du stockage.
Quelques avantages supplémentaires de la signature électronique
Le scanner intégré sur le matériel utilisé avec la signature électronique permet de faire une meilleure authentification sur les différents documents nécessaires pour élaborer un contrat. Cela peut concerner le RIB ou bien la pièce d’identité. Le logiciel a déjà comme rôle de vérifier qu’aucune des pièces demandées ne manque. De même, il s’assure que le contrat est complet selon les attentes des deux parties. Sachez qu’une entreprise ou bien un organisme qui utilise ce système est également reconnu comme fiable. En effet, la société est plus appréciée. De ce fait, elle peut dépasser et se démarquer facilement de la concurrence.
En plus de cela, il ne faut pas oublier qu’avec la signature électronique, la relation client est améliorée. Cela s’avère indispensable dans le but d’améliorer jusqu’à 50 % la productivité de l’organisme. Elle garantit aussi aux vendeurs qu’il y a un respect commercial à suivre.
