Les employés ou les dirigeants ont droit au remboursement des frais liés à la voiture qu'ils utilisent pour leur travail. L'entreprise verse donc une indemnité, appelée "indemnité kilométrique". Cette indemnité est calculée sur une base fixe ; à cet effet, l'administration fiscale a publié un barème appelé "barème kilométrique". Ce barème s'applique uniquement aux voitures des employés et des dirigeants.
Indemnité kilométrique : le principe !
L'indemnité kilométrique est calculée en fonction de l'usure du véhicule, de son entretien et de ses réparations, du coût du carburant, des équipements de protection et des casques (dans le cas des motos), des primes d'assurance et du coût des pneus. Les coûts d'achat du véhicule et les amendes ne sont pas inclus. Les frais de stationnement et les péages routiers sont remboursés séparément et ne sont pas inclus dans la limite de kilométrage. Ces coûts peuvent être reconnus comme des frais professionnels en présentant des factures ou d'autres pièces justificatives.
Cette procédure est intéressante pour les employés, car aucun impôt sur le revenu ne doit être payé sur l'indemnité kilométrique. En ce qui concerne le dirigeant, il est judicieux de savoir ce qui est le plus intéressant, c'est-à-dire utiliser sa propre voiture et réclamer l'indemnité ou réclamer une voiture de société.
Le remboursement au prorata n'étant pas forfaitaire, les kilomètres parcourus et remboursés pour le travail doivent être accompagnés de précisions telles que la date, le lieu et la personne rencontrée (client potentiel, client, fournisseur, partenaire...). Les justificatifs doivent être remis au service comptable de l'employeur, qui déterminera le nombre de kilomètres parcourus. Pour plus d'informations, consultez le site concur.fr.
Calcul des indemnités kilométriques : les trois barèmes !
Chaque année, l'administration fiscale publie trois barèmes : un pour les voitures particulières et un pour les " véhicules à moteur dont le moteur est conçu pour une vitesse maximale inférieure ou égale à 45 km/h et dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50 cm ". Cela s'applique également aux scooters et aux cyclomoteurs. Le dernier barème concerne les scooters et les motos dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3.
L'indemnité kilométrique est calculée sur la base du nombre de chevaux fiscaux. Pour chaque cheval fiscal, il y a un certain montant, qui est multiplié par le nombre de kilomètres parcourus. Par conséquent, pour chaque véhicule utilisé par un employé ou un conducteur, il existe un montant multiplié par le nombre de kilomètres parcourus. Ce montant varie d'année en année.
La puissance maximale imposable est de sept chevaux, ce qui signifie que les chevaux de plus de sept chevaux ne sont pas pris en compte par la direction.
Enfin, il faut noter que la loi "Code du travail : Article L.3245-1" exige que le salarié produise et reçoive les justificatifs de remboursement des frais professionnels dans un délai de trois ans. En revanche, l'employeur peut fixer un délai pour la présentation des justificatifs, mais celui-ci doit être clairement indiqué.
Calculer les frais kilométriques au juste prix : conseils pour les voitures !
Le calcul des frais kilométriques pour une voiture se fait en multipliant la distance (d) (en kilomètres) parcourue dans le cadre de l'activité professionnelle par un nombre variable (source). Ce nombre dépend du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.
Pour calculer les frais kilométriques en 2022. Vous devez tenir compte de ce barème applicable aux voitures :
- Si la puissance maximale (en CV) de votre voiture est de 3 CV et que vous parcourez une distance (d) allant jusqu'à 5 000 km, vous devez multiplier la distance (d) par 0,502, soit (d x 0,502). Si la distance parcourue est comprise entre 5 001 km et 20 000 km, le calcul est (d x 0,3) + 1 007. Au-delà de 20 000 km, le calcul est (d x 0,35).
- Pour une voiture de 4 CV, la règle de calcul est la même que pour une voiture de 3 CV ou moins, mais les chiffres font la différence. Ainsi, pour une distance (d) jusqu'à 5 000 km (d x 0,575) ; pour une distance (d) entre 5 001 km et 20 000 km (d x 0,323) + 1 262 ; et au-delà de 20 000 km (d x 0,387).
Par exemple, vous avez parcouru une distance de 3 000 km en voiture (4 CV), pour des raisons professionnelles. Le calcul que vous devez faire est 3.000 km x 0,575, notez que l'unité du résultat est l'euro.
Calculer les frais kilométriques au juste prix : conseils pour les deux-roues !
Pour calculer les frais kilométriques des deux-roues, il faut prendre en compte les éléments suivants : la puissance (en CV) et la distance parcourue.
Pour calculer les frais kilométriques des deux-roues, il faut prendre en compte les éléments suivants : la puissance (en CV) et la distance parcourue.
Pour les motocyclettes, le barème kilométrique qui s'applique est le suivant :
Pour une moto de 1 ou 2 CV de puissance, ayant parcouru une distance maximale de 3 000 km, la distance est à multiplier par 0,375 ; de 3 001 m à 6 000 km, la distance est à multiplier par 0,094 et à ajouter par 845 ; au-delà de 6 000 km, la distance est à multiplier par 0,234. A noter que les chiffres varient en fonction de ces éléments clés (puissance, distance).
Pour les cyclomoteurs, l'échelle kilométrique applicable est la suivante :
Pour une distance maximale de 3 000 km (d x 0,299) ; entre 3 001 et 6 000 km (d x 0,07) + 458 ; et au-delà de 6 000 km (d x 0,162).